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Page mise à jour le:      16 février, 2008

 

CONSULTER VOS MAILS

Entre votre messagerie ouverte en permanence, vous avertissant du moindre message reçu et la consultation une fois par jour, il y a de la marge pour ne pas « subir » la tyrannie de sa messagerie, tout en restant connecté au monde entier.

 

 
 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Sommaire Dossier
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Ouverture de votre messagerie
En arrivant au bureau le matin, la plupart des cadres commencent par ouvrir leur messagerie. C'est une bonne chose, car cela permet ensuite d'organiser sa journée en fonction d'urgences qui seraient apparues dans la nuit.
Par contre, il ne faut pas en être esclave.

 

Déconnexion de l'avertissement de l'arrivée de messages
La plupart des logiciels de messagerie avertissent l'utilisateur de l'arrivée d'un nouveau mail. Cet avertissement consiste en une fenêtre sur laquelle il faut cliquer pour qu'elle disparaisse et éventuellement accompagnée d'une alarme sonore.
Je vous conseille de désactiver cette fonction, car elle est très dérangeante lorsque vous êtes absorbé dans une tâche délicate. C'est une intrusion anormale dans votre travail. Vous devez décider vous-même des moments où vous consulterez vos messages et non l'inverse : ce ne sont pas les messages qui doivent décider de l'organisation de votre travail.

Quand consulter vos mails ?
Réservez-vous plusieurs périodes dans la journée pour consulter vos mails : le matin en arrivant, vers le milieu de la matinée, en fin de matinée, en début d'après-midi, en fin d'après-midi. Répondez de suite si possible.
Certains consultent leur messagerie et répondent à leurs mails pendant les réunions. Cela dépend de la réunion et de la culture de l'entreprise. Mais c'est à éviter. Car cela montre de la désinvolture (au minimum) par rapport à celui qui a provoqué la réunion. Il vaut mieux raccourcir les réunions que de permettre à chacun de traiter sa messagerie pendant ce temps. On ne peut faire deux choses correctement en même temps.

En déplacement
Essayez de vous connecter au moins deux fois par jour : midi et soir. Le soir, la plupart des hôtels offrent la possibilité de connexion et de plus en plus sont équipés de Wifi mais pas toujours gratuit.
Travaillez au maximum en local et faites des réplications, car les coûts de connexion sont en général plus chers qu'au bureau.
Profitez de vos déplacements pour faire un « nettoyage » de votre messagerie.

Black Berry
C'est le dernier « gadget » à la mode pour que les cadres restent en communication permanente avec l'entreprise.
Cet appareil permet à la fois de téléphoner et de consulter sa messagerie en temps réel. Il permet également de se connecter sur internet.
Il ne faut pas en devenir esclave, mais il permet de partir l'esprit tranquille en étant sûr qu'on ne ratera pas une affaire importante.
L'écran est petit, mais c'est un bon dépannage.

 

Ce qu'il faut retenir
- Ouvrez votre messagerie en arrivant le matin à votre bureau
- Déconnectez l'avertissement automatique de l'arrivée d'un message
- Réservez vous des plages horaires pour consulter et répondre à vos mails
- En voyage, profitez des possibilités de connexion et travaillez en local.
- Le « Black Berry » est un bon outil, mais il risque de vous lier un peu plus à votre entreprise.

Pour aller plus loin

Sites internet :

•  wiki.placedusport2.com/index.php?title=Courriel

•  www.mannersthatsell.com/articles/twelveemailmistakes.html (en anglais)

•  www.emailsafety.net/ (en anglais)

 


 

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