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Page mise à jour le:      16 février, 2008

 

REDIGER VOS MAILS

Le mail étant un moyen de communication particulier, la rédaction des différentes rubriques d'un mail doit respecter certaines règles afin de conserver toute son efficacité.

 

 
 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Sommaire Dossier
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Destinataires
Vous pouvez envoyer vos mails à 3 types de correspondants : c (copie), cc 'copie carbonne), ccc 'copie carbonne caché), ou cci (copie carbonne invisible) ou bcc (blind carbon copy en anglais).

•  Destinataire principal : c
Ne mettez qu'un seul destinataire s'il s'agit d'une décision d'une action ou d'une réponse que vous attendez. Si vous mettez plusieurs destinataires, chacun risque d'attendre que l'autre réponde ou agisse.
Mettez tous les destinataires en cas de diffusion d'une information : compte rendu de réunion, de visite, etc.

•  Copie : cc
Ce sont les destinataires qui ont besoin d'avoir l'information sur ce qui se passe : supérieurs hiérarchiques, membres d'un groupe projet, etc.

•  Copie cachée : ccc ou cci ou bcc
Aucun autre destinataire ne saura que ce destinataire a reçu ce mail.
A ne pas utiliser pour envoyer une copie à un supérieur sans que le destinataire principal ne le sache : il vous en voudra à mort quand il découvrira la chose.
Vous pouvez utiliser cette copie cachée lorsque vous diffusez une information à de nombreux destinataires qui ne se connaissent pas et qui n'ont pas besoin de se connaître.


Objet
A remplir systématiquement. Sinon, votre correspondant ne saura pas de quoi il s'agit et risque de ne pas ouvrir votre mail. De même, quand vous consulterez votre boite, vous ne saurez pas de quoi traite le mail.
L'objet doit être :
•  significatif  : évitez les objets passe-partout comme « question » ;
•  court  : 30 caractères maximum ;
•  donner une idée claire du contenu  : votre destinataire doit avoir une bonne idée du message.
Pour un message d'action ou de décision, il devrait contenir le verbe d'action.
Pour des messages très courts, l'objet seul peut être rempli.
L'objet peut être précédé (automatiquement en fonction de votre logiciel de messagerie) de « Ref : »ou « TR : » si le message a été retransmis (faire suivre) et de « Re : » si c'est une réponse. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs « Re : » à un enchaînement de réponses.
Pour les messages urgents, vous pouvez mettre « URGENT : » suivi de l'objet. Entrée en matière
Le mail, même si c'est un outil de communication rapide ne doit pas enfreindre les règles de politesse ou de convivialité. Vous commencez par dire « Bonjour » en ajoutant le nom ou le prénom de votre destinataire principal s'il est unique : vous personnalisez ainsi votre envoi.

Si vous avez plusieurs destinataires, un « Bonjour à tous » ira très bien.

Pour éviter de saisir ce mot à chaque fois que vous envoyez un mail, vous pouvez le mettre dans la « signature » que permettent la plupart des logiciels.

Contenu
Le contenu d'un mail doit être factuel ou doit donner des informations. Les sentiments passent très mal dans les mails : on ne félicite, ni ne réprimande par mail.
On ne polémique pas non plus.
La plupart des personnes qui envoient un mail utilisent un langage « parlécrit », c'est à dire qu'elles écrivent comme elles parlent. C'est une erreur, car dans une communication, les mots n'entrent que pour 7%, alors que le ton entre pour 38 % et le langage non verbal (attitude, mouvements du corps, etc.) entre pour 55%.
Certains mots qui passent très bien en langage parlé ne passent pas du tout en langage « mail ». Je me souviens, par exemple, d'un directeur de service fonctionnel qui devait rendre visite à des utilisatrices mécontentes et qui leur précisait qu'elles étaient en priorité dans « sa liste de courses ». Imaginez l'effet produit chez ces ménagères qui se considéraient réduites à des carottes, des kleenex ou des pommes de terre.

•  Orthographe, grammaire et ponctuation
Même si le mail est un message rapide, il est nécessaire de respecter un minimum l'orthographe, la grammaire et la ponctuation.
Tout simplement pour éviter les confusions entre 2 mots ou 2 concepts.

•  Style 
Il est nécessaire de faire des phrases courtes.
Ne pas hésiter à utiliser les possibilités de mettre en avant certains mots : taille de police, police, gras, italique, souligné, surligné, couleur, etc.
Aérez le texte : n'hésitez pas à aller à la ligne et à sauter une ligne.
N'écrivez pas en majuscules : les majuscules sont un signe de colère dans le langage Web et comme nous l'avons vu, les sentiments ne passent pas à travers un mail.
De plus les majuscules se lisent mal. Nous avons l'habitude de lire rapidement avec des minuscules, et avec un texte en majuscule l'effort est beaucoup plus important. Essayez, vous verrez.
Votre texte doit être bref : vous n'écrivez pas pour le Prix Goncourt, mais pour transmettre une information.

•  Pièces jointes 
Attention à la taille des pièces jointes, car tout le monde n'a pas encore l'ADSL. N'hésitez pas à les compresser (si la compression n'est pas très efficace pour les images, elle l'est pour les caractères : chiffres et lettres).
Dans une réponse, supprimez la pièce jointe qui vous avait été envoyée. Bien souvent, cette pièce utile dans le premier envoi n'apporte rien à la réponse.

•  Smileys
Les « smileys » ou « émoticônes » ou encore « binettes » sont des petites figurines, éventuellement animées, destinées à agrémenter vos mails. Vous en trouvez des milliers gratuits sur internet. Vous pouvez les former avec des caractères, mais pour les voir, il faudra que votre lecteur tourne la tête de 90° ex :-) ou :-(
Il ne faut pas abuser des images, car elles prennent de la place en mémoire et alourdissent les transmissions et les messageries.
Les « émoticônes » comme leur nom l'indique sont faites pour exprimer une émotion. Réservez-les à vos échanges personnels mais évitez les dans votre courrier professionnel : rappelez-vous que si les sentiments ne passent pas avec les mots, c'est la même chose (mais à un degré moindre) avec les images. Elles peuvent être interprétées de manière très diverses. En tous cas, évitez l'humour au 2 ème ou 3 ème degré.

Salutation 
De même que vous dites « bonjour » au début de votre mail, vous devez saluer votre interlocuteur à la fin de votre mail.
Ce n'est pas une lettre, donc il n'y a pas besoin de formule longue du style « Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées ».
Par contre, évitez les abréviations : écrivez « Cordialement » au lieu de « Cdlt ». Evitez également le « @ + » qui fait maintenant ringard.


Signature 
Mettez à la fin de vos mails vos nom, prénom, téléphone (bureau et mobile (écrivez « mobile » et non « portable », terme réservé à votre micro ordinateur)), e-mail, et éventuellement votre adresse postale. Mettez entre 4 et 5 lignes.
Certains logiciels vous permettent de créer une signature que vous aurez systématiquement sur tous vos mails.
Si vous êtes responsable environnement, ou si l'environnement est une de vos préoccupations, vous pouvez ajouter la mention suivante : « N'imprimez que si nécessaire ». Vous pouvez aussi ajouter un petit arbre vert. C'est très « tendance ».

 

Ce qu'il faut retenir
Ne mettre qu'un seul destinataire en cas de d'action ou de décision ou d'attente de réponse.
N'utiliser le « ccc » que pour l'envoi à plusieurs destinataires ne se connaissant pas.
Respecter les règles de convivialité : dites « Bonjour », personnalisez votre mail et saluez votre interlocuteur à la fin de votre mail.
Utilisez un langage écrit et respectez l'orthographe et la grammaire.
Soyez factuel et bref.
Mettez vos coordonnées en fin de mail.

Pour aller plus loin

Sites internet :

•  wiki.placedusport2.com/index.php?title=Courriel

•  www.mannersthatsell.com/articles/twelveemailmistakes.html (en anglais)

•  www.emailsafety.net/ (en anglais)


 

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