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•  L'entretien téléphonique

Il permet d'avoir une réponse rapide auprès d'une personne éloignée.

•  La communication orale interpersonnelle formelle

C'est l'entretien d'évaluation annuel ou l'entretien préalable en cas de faute. On peut mettre également dans cette catégorie de communication, le rendez-vous pris de manière individuelle soit pour rencontrer un client, un fournisseur, etc. Ce type d'entretien a un objectif précis et est en général assez encadré.

•  La réunion

C'est le type de communication orale à plusieurs dont l'objectif est soit d'informer, soit d'échanger des idées (résolution de problème) soit de se coordonner (suivi projet).

•  L'affichage

A destination des salariés, il est fait pour informer de ce qui se passe dans l'entreprise. A noter qu'il y a des informations qu'il est obligatoire d'afficher.

•  La note de service

C'est la communication écrite faite par le chef de service (ou de l'unité) donnant une consigne au personnel du service (ou de l'unité). La note de service est en général affichée. Elle peut être envoyée par mail dans le cas où tous les employés du service ont une messagerie.

•  Le compte rendu écrit

Soit compte rendu de visite ou de réunion, il a pour objet d'informer les destinataires de ce qui s'est passé et des décisions prises lors de la visite ou de la réunion. Souvent, ce compte rendu est envoyé par mail en pièce attachée aux personnes possédant une messagerie et par le courrier interne aux autres personnes.

•  Le Procès-Verbal

C'est un écrit qui, en principe, ne rapporte que des faits ou des paroles. L'auteur est neutre et ne prend pas partie.
Les rapports de réception de matériels ou d'accidents du travail sont très souvent des procès-verbaux.
Les compte rendus de certaines réunions sont faits également sous forme de procès-verbaux. Dans ce cas, le procès-verbal rapporte les paroles dites par chaque intervenant. Les compte rendus de réunion de CE font partie de cette catégorie.

• Demande d'une information ponctuelle et non urgente.
• Diffusion d'une instruction.
• Diffusion d'un compte rendu.
• Réponse à un mail.
• Invitation ou convocation à une réunion

• Féliciter un collaborateur. Celui-ci acceptera difficilement que vous n'ayez pas pris 5 minutes pour le voir en particulier. Vous pouvez éventuellement féliciter tous vos collaborateurs par mail pour une réussite du service. en les invitant à un pot où vous les rencontrerez tous et où vous renouvellerez vos félicitations oralement cette fois-ci...
• Réprimander un collaborateur : celui-ci ne verra que les mots et prendra en pleine figure le reproche qui aurait pu être adouci par l'intonation ou l'attitude. A l'inverse, il pourra considérer le reproche comme une broutille si les mots ne sont pas assez forts.
• Polémiquer  : dans toute polémique, les sentiments sont très importants.
• Attendre une réponse urgente : le destinataire n'est peut être pas devant son ordinateur. Dans ce cas, il vaut mieux appeler au téléphone.
• Dire du mal de quelqu'un  : car vous ne savez pas si ce mail ne lui parviendra pas par un « faire suivre » malencontreux ou intentionnel.
• Envoyer des éléments confidentiels  : n'envoyez jamais votre numéro de carte bleue ou encore votre code ou vos mots de passe. Internet n'est pas sécurisé et vous ne savez pas jusqu'où ira votre mail.
  

Abus du mail
Je connaissais un chef de service qui arrivait le matin, ne disait pas bonjour, s'enfermait dans son bureau et donnait ses instructions par mail à ses collaborateurs. Il repartait le soir content de sa journée. Au bout de quelques semaines, son équipe a « explosé » à son grand étonnement.
Le mail n'est pas un « chat ». Il ne remplace pas le contact individuel, ni le contact humain avec son équipe. Le manager n'est pas un robot qui donne des ordres et contrôle la réalisation, c'est un homme qui entre en contact avec d'autres hommes.
Un autre abus du mail est d'inonder la terre entière de vos mails. Ils n'intéressent que peu de personnes et sélectionnez bien vos destinataires. Evitez également de faire suivre les fameuses chaînes de solidarité ou de « gagne facile » (il y a toujours un perdant et de plus c'est illégal).

Rapidité du mail
La rapidité du mail en fait un outil efficace, mais dangereux.
Il n'y a rien de tel que le mail pour informer 5, 10 ou 100 personnes en même temps et très rapidement.
Un clic et le mail est parti. définitivement. Il n'y a pas moyen de le rattraper (sauf si vous n'êtes pas en direct avec votre serveur et que vous faites des réplications, ce qui est de plus en plus rare.)
Il faut donc bien tourner 7 fois son doigt sur la touche « entrée » avant de valider l'envoi de votre mail. D'où l'importance de n'envoyer des mails que dans les cas « sans risques » vus plus haut.
Si vous avez un mail délicat à envoyer, il vaut mieux le laisser quelques heures en attente et le reprendre avant envoi définitif. Et ne jamais envoyer de mail sous le coup d'une émotion.

Ce qu'il faut retenir Vous pouvez utiliser le mail dans les cas suivants : - demande d'une information ponctuelle non urgente - diffusion d'une instruction ou d'un compte rendu - invitation Vous ne devez surtout pas utiliser le mail dans les cas suivants : - félicitations - reproches - polémique - attente d'une réponse urgente Attention de ne pas abuser du mail : il ne remplacera jamais le contact d'homme à homme. Le mail est très rapide et ne peut être « retenu » pour modification éventuelle

•  « Je rédige des e-mails dans les règles » L'Usine Nouvelle du 25/05/06 p.113