Classement des documents physiques

Il est préférable de commencer par le classement des documents physiques plutôt que par celui des documents électroniques, car le classement physique est plus long à réaliser et à modifier, alors que celui des documents électroniques se fait avec quelques clics.

Systèmes de classement

Il existe de nombreux moyens de classer des documents physiques.
Voici ceux qui me semblent les plus pratiques :
• Le classement en dossiers suspendus pour les dossiers peu volumineux ( 5 cm maximum d'épaisseur)
• Le classement en boites pour les dossiers volumineux
• Le classement en classeurs si vous voulez conserver une chronologie des documents : factures, notes, etc...
Vous devez éviter le classement où les dossiers sont empilés les uns sur les autres.

Préparation

• Matériel

Armoire : prévoyez une (ou plusieurs) armoire avec rails pour dossier suspendus. En fonction du nombre de dossiers que vous avez à classer, vous réservez l'étagère la plus haute et/ou la plus basse pour les classeurs et boites.

Dossiers suspendus : les prendre avec largeurs différentes : en V, largeur 30 et largeur 50 et assez solides, car en particulier les largeur 50 s'abîment facilement. Prévoyez entre 100 et 200 dossiers suspendus en V, 25 de largeur 30 et 25 de largeur 50.

Vous pouvez renforcer les dossiers suspendus aux endroits fragiles par du scotch invisible, en particulier ceux de largeur 50.

- soit tous de la même couleur, les différents centres d'intérêt seront alors repérés par la couleur des étiquettes;

- soit en 2 couleurs et vous alternez les couleurs en fonction des centres d'intérêt. Dans ce dernier cas, vous aurez un « stock » de dossiers suspendus plus important, mais vous pourrez utiliser des étiquettes blanches.

Chemises : prenez des chemises cartonnées de couleur (une couleur par Centre d'Intérêt). Prenez des chemises simples et des chemises à soufflet (pour les dossiers volumineux). Vous pouvez également prendre des chemises papier pour les sous-dossiers (s'ils ne sont pas trop volumineux). Prévoyez environ 30 chemises cartonnées et 10 chemises à soufflet par couleur.

Classeurs : si vous avez l'habitude d'utiliser des classeurs à anneaux, vous pouvez continuer à les utiliser. Mais ne mettez qu'un seul dossier ou sous-dossier par classeur. Vous collerez au dos de chaque classeur un carré ou rectangle de papier de la couleur du Centre d'Intérêt sur lequel vous indiquerez la référence du (sous-) dossier.

Boites : vous pouvez utiliser des boites « d'archive » pour les dossiers volumineux. Vous ne mettez qu'un seul dossier par boite et vous collerez également sur le devant de chaque boite un carré ou rectangle de papier de la couleur du Centre d'Intérêt sur lequel vous indiquerez la référence du (sous-) dossier. Vous utiliserez également des boites pour vos archives.

Fiches ou fichier Dossiers : pour enregistrer vos dossiers, vous utiliserez :

- soit des fiches cartonnées (une par Centre d'Intérêt) que vous mettrez dans votre « organiser ». Vous pourrez prendre le modèle ci-dessous

- soit un fichier Excel (ou autre tableur) dans lequel vous enregistrez vos dossiers (un onglet par Centre d'Intérêt).

Vous inscrivez le titre de votre Centre d'Intérêt en tête de la fiche (dans l'exemple ci-dessus, « MANAGEMENT »). Le nom des dossiers sera inscrit plus tard.
La dernière colonne « EMPRUNT » vous servira à indiquer le nom de la personne à qui vous aurez prêté le dossier. Vous pouvez également indiquer la date prévue de retour.

Il est préférable d'utiliser des fiches cartonnées que vous mettez dans votre « organiser ». Vous avez ainsi en permanence votre classement sous la main, la consultation est très simple et la modification de votre classement est très simple. Mais si vous préférez utiliser un fichier informatique, c'est possible. Le système de classement est pour vous : faites comme vous préférez.

• Planification et organisation

Bloquez une journée complète au minimum. En fonction du nombre de dossiers à classer, vous aurez peut être besoin de 2 jours. En tous cas, veillez à faire votre classement en une seule fois, sinon, vous aurez de la difficulté à aller au bout et travailler avec 2 systèmes de classement est impossible.

Si vous avez une secrétaire et qu'elle gère votre classement, faites ce travail avec elle. Sinon, faites-vous aider par un collègue. Il est possible de faire ce classement seul, mais ce sera beaucoup plus long. Pour la suite de l'explication de la mise en place, j'ai pris comme hypothèse que vous aviez une secrétaire.

Si vous êtes plusieurs a partager le même classement (équipe projet, service), soit vous vous répartissez les dossiers et chacun a son propre classement, soit vous partagez le même classement et dans ce cas, vous devez tous faire le classement en même temps. Il vous faudra également définir les règles de mise à jour des dossiers.

Mise en place

Sortez tous vos dossiers un par un, décidez immédiatement de l'affectation de chaque dossier et de chaque document à l'intérieur de ce dossier.

• Poubelle

N'hésitez pas à jeter, en particulier les dossiers ou documents n'ayant pas servi depuis plus d'un an (c'est fou ce qu'on garde comme documents inutiles à l'intérieur d'un dossier.) et qui ne nécessitent pas un archivage (voir la liste des documents à archiver légalement à paraître prochainement).

• Classement

Affectez chaque dossier dans un Centre d'Intérêt, regroupez vos dossiers et créez vos sous-dossiers.

En fonction de vos dossiers vous les mettrez dans des « contenants » différents. Vous procéderez de la manière suivante :

Pendant ce temps, vous reportez le code et le libellé du dossier sur la fiche « Dossiers » ou directement dans le fichier Excel. Vous inscrivez les dossiers dans l'ordre dans lequel ils se présentent. Ne vous préoccupez pas de cet ordre, le principal est d'affecter un dossier dans le bon Centre d'Intérêt : là où vous irez chercher quand vous aurez besoin du dossier. Et il vous sera très facile de retrouver le bon dossier parmi une liste de 20, 30 ou 40 dossiers.

Pour repérer vos dossiers archivés, vous pouvez également utiliser le classement par Centres d'Intérêt.
Vous mettez vos dossiers à archiver dans des chemises cartonnées en indiquant le code et le titre du dossier. Puis, vous reportez les codes et titres sur des fiches « Dossiers archivés ». Enfin, vous mettez ces chemises dans des boites d'archive. Ne mélangez pas dans une même boite des dossiers de différents Centres d'Intérêt. Conservez près de votre classement (étagère du bas de votre armoire) les boites qui ne sont pas complètes et mettez aux archives les boites dès qu'elles sont pleines.

Attente : vous pouvez avoir certains dossiers pour lesquels vous n'êtes pas sûr de l'affectation : vous les mettez bien en évidence sur un meuble dans votre bureau : ils vous rappelleront que vous devez prendre une décision à leur sujet. Mais attention, ces dossiers devront avoir disparu au bout d'un mois maximum.

Quand plusieurs de vos dossiers sont prêts, rangez-les dans les « dossiers suspendus » de votre armoire en veillant à adapter la largeur de ces dossiers suspendus. Mettez l'étiquette correspondant à la référence du dossier dans le porte étiquette.

• Dispositions pour la mise à jour

Afin de faciliter la mise à jour de votre classement, vous prenez dès votre classement terminé les dispositions suivantes :

- Après les dossiers suspendus de chaque Centre d'Intérêt, vous mettez un dossier suspendu de largeur 30 et vous mettez à l'intérieur des chemises vierges de la couleur du CI.

- Dans un dernier dossier suspendu placé à la fin de votre classement, vous placez les étiquettes pour identifier vos dossiers suspendus, ainsi que les étiquettes que vous collerez sur les classeurs et les boites.

- Dans un emplacement (au bas de l'armoire par exemple s'il vous reste un peu de place), vous gardez quelques dossiers suspendus de différentes largeurs.

Recherche d'un dossier

Lorsque vous recherchez un dossier, vous allez consulter la fiche « Dossiers » du Centre d'Intérêt qui vous semble la plus probable : c'est rapide, car vous n'avez que quelques lignes à lire. Si vous ne trouvez pas, vous aller voir dans une autre fiche d'un autre Centre d'Intérêt qui vous semble également probable.

Mise à jour

• Suppression d'un dossier

- vous retirez les documents de la chemise et remettez la chemise dans le dossier suspendu après avoir effacé le titre du dossier en haut à droite

Ainsi, vous avez une place disponible pour le prochain dossier que vous aurez à créer.

• Ajout d'un dossier

Pour créer un nouveau dossier, si vous êtes bien organisé, cela ne vous prendra que 2 minutes :

- vous prenez une chemise de la bonne largeur et vous indiquez au gros feutre noir le code du Centre d'Intérêt et vos initiales ; vous indiquez également au crayon de papier le titre du dossier ;

- vous prenez un dossier suspendu de la bonne largeur que vous accrochez au bon endroit de votre classement

- vous découpez l'étiquette adéquate et la mettez dans le porte étiquette du dossier suspendu

- vous inscrivez le titre du dossier sur la fiche « Dossier » du Centre d'Intérêt concerné.

Ce sera même plus rapide si vous disposez d'un dossier suspendu disponible (place disponibles dans votre classement).

Ce qu'il faut retenir

- Vous préparez votre classement en approvisionnant le matériel nécessaire.
- Ensuite, vous planifiez une période de 1 ou 2 jours pendant laquelle vous ne serez pas dérangé pour réaliser votre classement.
- Le jour J, vous procédez de la manière suivante : vous sortez tous vos dossiers et vous les affectez à votre nouveau classement après avoir fait le tri du contenu.
- La mise à jour sera très rapide si vous avez prévu un emplacement pour ranger vos chemise, dossiers suspendus, étiquettes, etc.

• Principes d'un bon classement

• Classement des documents électroniques

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