Page mise à jour le:      16 février, 2008

CLASSEMENT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES

Après avoir réalisé le classement de vos documents physiques, vous allez ranger vos dossiers dans le disque dur de votre ordinateur.

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Généralités

Vous devez garder un seul et même système de Centres d'Intérêt.

Vous pouvez aller plus loin dans le nombre de degrés (dossiers, sous-dossiers, sous-sous-dossier, etc), mais si vous en avez trop, vous risquez d'avoir de la difficulté à retrouver vos fichiers.

Fichiers

Pour ceux qui utilisent Windows, vous partez de « Mes documents ». C'est ce qu'il y a de plus pratique.

Vous supprimez les dossiers que vous n'utiliserez pas (« Mes images » par exemple).

Vous créez vos dossiers de départ (vos Centres d'Intérêt) en écrivant d'abord le code et ensuite la description , comme cela ils seront toujours classés dans le bon ordre.

Vous créez vos dossier et sous-dossiers.

Vous rangez vos différents fichiers à l'intérieur.

Pour les dossiers que vous utilisez quotidiennement, vous pouvez soit créer un raccourci à mettre sur votre bureau, soit créer un dossier «  Raccourcis  » directement sous « Mes documents » dans lequel vous mettez tous vos raccourcis.

Vous pouvez également créer un dossier «  Archives  » et le mettre directement sous « Mes documents ». Dans ce dossier, vous mettez les dossiers dont vous avez archivé l'équivalence dans votre classement papier. Si vous avez peu de place sur votre disque dur, vous pouvez compresser vos dossiers.

Exemple :

Ensuite, dans chaque dossier, vous organisez vos sous-dossiers, puis vos sous-sous-dossiers, etc.

Exemple :

Mails

En tant que cadre, vous recevez entre 50 et 80 mails par jour (hors SPAM.). Si vous ne voulez pas que votre boite soit encombrée, répondez et classez ou éliminez les mails au fur et à mesure.
Vous créez dans votre boite aux lettres la même structure que celle que vous avez créé pour les documents électroniques.

Pour aller plus loin

Sur ce site :

• Principes d'un bon classement

• Classement des documents « physiques »

• Les mails

Livres et articles :

Je n'ai pas trouvé de livres ni d'articles intéressants sur le sujet. Si vous en connaissez, merci de me les signaler pour en faire bénéficier les internautes.

Sites internet :

•  www.trapec.com

Site de la société SOCOFOR qui déploie Trapec :
La société SOCOFOR offre les prestations suivantes :
-  mise en place de votre organisation personnelle et de votre classement chez vous.
-  formation à l'organisation personnelle et au classement
C'est un peu cher, mais très efficace. Vous pouvez cependant passer ces prestations sur votre budget formation.
Très bonne solution si vous voulez améliorer votre classement (et votre organisation du travail), mais que vous ne vous sentez pas la force de le faire directement vous-même.
A noter que le site de TRAPEC est inintéressant : c'est uniquement un site publicitaire. Je vous l'indique, car vous pourrez contacter cette société par ce biais.