Principes classement

Vous ne classerez que ce que vous voulez conserver . La première des choses est donc de définir les destinations possibles des documents qui arrivent chaque jour :
- à jeter
- à conserver
- à lire
- à étudier
- à répondre
- à déléguer

Principe général

Le seul et unique principe de classement est de ranger là où vous irez chercher quand vous voudrez retrouver un document. Il faudra donc vous poser la question suivante à chaque fois que vous voudrez classer un document: où irais-je chercher quand j'en aurai besoin ?

Concepts

Votre classement sera organisé par Centres d'Intérêt, dossiers et sous-dossiers.

• Centres d'Intérêt

Pour retrouver facilement un document, il vous faut avant tout définir vos Centres d'Intérêt ou d'activité.
Un Centre d'Intérêt est un regroupement pertinent de vos missions, de vos objectifs, de vos activités.
En fonction du poste que vous occupez, vous aurez entre 5 et 10 Centres d'Intérêt.
Chaque Centre d'Intérêt sera codé par les deux lettres CI suivies d'un numéro de 1 à 10 : CI1, CI2, etc.

• Méthode pour déterminer vos Centres d'Intérêt.

Faites la liste de vos dossiers d'une part, faites la liste de vos objectifs permanents (vos missions) et de vos objectifs ponctuels. Puis regroupez ces éléments en 5 à 10 ensembles cohérents.
Donnez à chacun de ces ensembles un nom : ce seront vos Centres d'Intérêt.
Vous donnerez le titre de « management » au Centre d'Intérêt n° 1. Ce Centre d'Intérêt regroupera les dossiers que vous avez à traiter en tant que manager et qui ne pourront aller dans l'un de vos Centres d'Intérêts, ni constituer un Centre d'Intérêt particulier. Ce Centre d'Intérêt constitue en quelques sortes le CI « Généralités ». Vous pouvez y mettre également les 3 ou 4 dossiers les plus importants que vous avez à gérer.

• Exemples de Centres d'Intérêt pour quelques fonctions.

- Direction générale : management, stratégie, ressources humaines, gestion, achats, ventes, production, communication, projets

- Direction de site : management, stratégie, ressources humaines, gestion, technique, qualité, sécurité, environnement, production, achats

- Direction commerciale : management, stratégie commerciale, gestion, ressources humaines, marketing, clients, publicité

- Direction Ressources Humaines : management, stratégie, personnel, formation, communication interne,

- Direction informatique : management, stratégie, ressources humaines, projets, matériel, logiciels, applications

- Cadre de production : management, stratégie, ressources humaines, gestion, technique, production, qualité, sécurité, achats

Si vous avez un doute ou une question sur vos Centres d'Intérêt, vous pouvez me contacter en étant le plus précis possible.

• Dossiers

Une fois vos CI définis, vous positionnerez chaque Dossier dans un de ces Centres d'Intérêt.
Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet. Par exemple : « Evaluation du personnel » dans le Centre d'Intérêt « Ressources Humaines ».

A la fin du classement, vous devez avoir entre environ 10 à 30 dossiers par Centre d'Intérêt. Si vous en avez moins de 5 dans un Centre d'Intérêt (sauf si c'est un nouveau Centre lié à une nouvelle fonction que vous venez de prendre), c'est que votre Centre d'Intérêt n'en est pas véritablement un et vous auriez pu le regrouper avec un autre. Si vous en avez plus de 40, votre Centre d'Intérêt est trop général et vous feriez mieux de le découper.
Chaque dossier sera codé par la lettre D suivie d'un n° de 1 à 40 : D1, D2, D3, etc.

Exemple de dossier :
Centre d'Intérêt : Ressources humaines
Dossier 1 : Evaluations
Dossier 2 : Augmentations de salaire
Dossier 3 : Règlement intérieur
Dossier 4 : Réunions CE / DP
Dossier 5 : Accords d'entreprise
Dossier 6 : Mutuelle
Dossier 7 : Personnel
Etc.

• Sous-Dossiers

Vous pouvez créer également des sous-dossiers . Dans ce cas, vous créerez toujours un premier sous-dossier « Généralités » qui servira à mettre ce qui n'ira pas dans un sous dossier particulier.
Chaque sous-dossier sera codé par le code du dossier suivi d'un tiret et d'un n° d'ordre : D3-1, D3-2, D3-4, etc.

Exemple : Dossier Formation D3
Sous-dossier 1 : D3-1 Généralités
Sous-dossier 2 : D3-2 Organismes de formation
Sous-dossier 3 : D3-3 Plan de formation
Sous-dossier 4 : D3-4 Habilitations.

Ce qu'il faut retenir

- Avant de classer, il vous faut trier et ne conserver que ce qui vous est nécessaire.
- Le premier et unique principe est de ranger là où vous irez chercher quand vous voudrez retrouver un document.
- Pour structurer votre classement, vous définirez d'abord vos « Centres d'Intérêt ». Vous devriez en avoir entre 5 et 10.
- Ensuite, vous organiserez votre classement entre dossiers et sous-dossiers.

• Classement des documents « physiques »

• Classement des documents électroniques

Je n'ai pas trouvé de livres ni d'articles intéressants sur le sujet. Si vous en connaissez, merci de me les signaler pour en faire bénéficier les internautes.

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Préalables à un bon classement.