5S: Shitsuke
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Page mise à jour le:      16 février, 2008

 

THEORIE DES 5S : SHITSUKE / RIGUEUR

Le 5 ème « S », Shitsuke signifie rigueur. Ce dernier S, comme le précédent a comme objectif de conforter les résultats obtenus par les trois premiers S.
Si le 4 ème S mettait l'accent sur la détection des anomalies principalement par le management visuel, ce 5 ème S s'adresse aux acteurs de l'entreprise afin que chacun fasse ce qu'il a à faire et respecte les règles

 
 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Objectif

L' objectif de ce 5 ème « S » est que chacun, dans l'entreprise «  fasse les choses comme elles doivent être faites  ». C'est cette définition de la rigueur que donne Osada.
Et il ajoute : «  en comprenant ce qu'il faut faire et les raisons pour lesquelles il faut le faire  ».

Pourquoi instaurer la rigueur ?

La rigueur est un mot qui peut faire peur, car il est proche de la rigidité et semble être une contrainte.
Cette rigueur est pourtant la base de la performance. C'est en étant vigilant aux moindres détails que l'ensemble est performant.
La rigueur est indispensable à la sécurité : la mauvaise application de la règle de consignation par exemple peut avoir des conséquences dramatiques, de même que la négligence dans le port des équipements de protection individuels peut entraîner des blessures importantes.
Elle est également indispensable à la qualité. Sans rigueur, les petits (et grands.) défauts seront négligés et provoqueront le mécontentement des client.
Partout, dans l'entreprise, il est nécessaire que chacun « fasse les choses comme elle doivent être faites ».

Comment instaurer la rigueur ?

•  Droit à l'erreur

« L'erreur est humaine ». Le vieil adage est plus que jamais d'actualité et Juran nous rappelait qu'en cas d'erreur, la plus grande part de responsabilité revenait à la hiérarchie.
Lorsqu'une personne fait plusieurs fois par jour les mêmes opérations, il est normal que son attention baisse. Personne ne peut rester concentré 8 heures d'affilées. Il est donc important de mettre en place des systèmes automatiques de détection d'anomalies. Et il faut améliorer ces systèmes plutôt que de vouloir imposer aux opérateurs une infaillibilité impossible et inhumaine.
Par contre, si une opération a été mal faite alors que le phénomène de répétition n'est pas en cause, il est important de reprendre la personne et de lui ré-expliquer les raisons de cette opération ainsi que la manière de faire. Une sanction ne devra être envisagée que si il y a une mauvaise volonté manifeste et si l'opération a déjà été ré-expliquée plusieurs fois.

•  Acquisition de nouvelles habitudes

La rigueur doit devenir un réflexe. Faire les choses comme elles doivent être faites doit devenir une habitude. Au début, c'est une contrainte. Ensuite, cela se fait naturellement. On estime qu'il faut en moyenne environ un mois pour qu'une nouvelle habitude soit intégrée.
Ce qui veut dire qu'il faudra être vigilant surtout le premier mois pour que les habitudes de débarras, de rangement et de nettoyage soient intégrées. Mais cela dépend également de chaque individu. Certains sont plus rapides que d'autres à adopter de nouvelles habitudes.


•  Exemplarité de l'encadrement

L'encadrement, du chef d'équipe au directeur général doivent être exemplaires.
Nous avons expliqué dans l'article traitant du déploiement des 5S qu'il fallait que la direction s'implique. Si elle n'applique pas d'abord avec rigueur les 5S dans ses bureaux et ses locaux, il est vain de croire que les 5S pourront continuer à vivre encore longtemps dans l'entreprise.
Ceci est vrai également de chaque chef de service et de chaque chef d'équipe engagés dans l'opération 5S. Leurs bureaux où lieux de travail doivent être des exemples. Le « Faites ce que je dis, et ne regardez pas ce que je fais » ne fonctionne plus. Les opérateurs exigent de leurs supérieurs une cohérence dans le comportement. S'ils veulent être crédibles, les chefs doivent montrer l'exemple.

Suivi des 5S

•  Evaluation des 5S

Pour conforter les trois premiers S, une des meilleures solutions consiste à en évaluer régulièrement le niveau. Ceci peut être fait par l'équipe. C'est alors une auto-évaluation.
L'évaluation peut être faite aussi par une autre équipe ou par l'encadrement. L'équipe qui évalue « note » le niveau de chaque poste ou lieu par rapport aux trois premiers S. Cette évaluation doit être faite de manière simple et suffisamment claire, même s'il est difficile d'être complètement objectif. Des commentaires oraux ou écrits sur les points négatifs relevés permettent de justifier l'évaluation réalisée.
Le rythme de cette évaluation peut être hebdomadaire ou mensuel si c'est l'équipe elle-même qui fait son auto évaluation. Si c'est une équipe extérieure, le bon rythme sera mensuel.


•  Réunions d'équipe

Les 5S vivent dans un atelier ou un bureau par l'implication de l'équipe. Pour alimenter cette motivation, il est nécessaire de faire des réunions régulières : au moins une par semaine semble un bon rythme. Il est préférable qu'elles se tiennent toujours le même jour et à la même heure : la rigueur commence par des réunions qui se tiennent à périodes fixes, et qui commencent et finissent à l'heure.
Ces réunions ne doivent pas durer longtemps : 15 à 30 minutes avec un ordre du jour précis : point sur les actions en-cours, résultats des audits et évaluations et nouvelles actions à mener.
Elles se tiennent devant le panneau 5S.
Au début, un animateur peut venir aider les responsables de secteur qui auraient besoin d'aide, mais il faut qu'ils prennent rapidement leur autonomie.
Les plans d'action seront dans la mesure du possible constitués d'actions pouvant être réalisées par l'équipe sans qu'il y ait besoin de faire appel à d'autres services. Cependant, il y a certaines actions qui ne pourront être réalisées que par le service entretien. Le responsable du secteur devra négocier le délai et veiller à ce que ce délai soit tenu.

•  Panneau d'informations

Le suivi de l'opération se fait principalement grâce au panneau 5S .
Sur ce panneau, il y aura au minimum les plans d'actions et le suivi de l'évaluation.

•  Plan d'actions
Lors des réunions d'équipe, il est nécessaire de relever et de noter les actions à mener, ainsi que les responsables et le délai. Par expérience, même en notant, il est difficile de réaliser ce que l'on a à faire et de tenir les délais, alors si ce n'est pas noté.

Voici un exemple de plan d'action :

 

Lors des réunions de l'équipe, le responsable notera l'avancement des actions décidées précédemment en cochant les cases au fur et à mesure : 1 case cochée = 20% d'avancement et 5 cases cochées = 100% d'avancement.
Ensuite, le responsable note les nouvelles actions décidées par l'équipe.

•  Suivi de l'évaluation
L'évaluation des différentes zones se fait régulièrement par l'équipe ou une équipe extérieure.

Voici un exemple de fiche de suivi avec un rythme d'évaluation mensuelle.

Le suivi se fait en notant pour chaque zone la manière dont les 3 premiers S sont appliqués. La notation se fait en coloriant le petit rond situé dans chaque case :

•  vert : la situation est bonne ;

•  orange (ou rouge) : il y a encore des améliorations à apporter, le plan d'action devrait refléter cette constatation ;

•  noir (ou rouge) : la situation est très mauvaise, il faut prendre ce secteur à bras le corps.

La première colonne « DEP » (Départ) est l'évaluation faite avant le début de l'opération. Il y a en général beaucoup de « points noirs ».
Ensuite, l'évaluation est faite chaque mois et il devrait y avoir de plus en plus de points verts et de moins en moins de noirs.
Vous pourrez compléter cette évaluation par un indicateur qui pourra par exemple être le nombre de points verts. Vous suivrez ainsi l'évolution des 5S dans la zone.

Sur le panneau d'affichage, il pourra y avoir d'autres documents : plans de nettoyage, présentation de la méthode, présentation de l'équipe. Photos avant / après, etc.
Vous aurez préparé ces panneaux avant la journée grand débarras, mais ensuite, ce sera à l'équipe de prendre en compte ces panneaux et de les personnaliser, tout en respectant les règles d'affichage.

•  Audits

En plus de l'évaluation, des audits peuvent être menés, à l'occasion d'audits qualité par exemple, afin de vérifier la manière dont l'opération est menée. Ces audits vont au-delà d'une simple évaluation et examinent les moyens mis en ouvre.

Ce qu'il faut retenir

Le 5 ème S incite à la rigueur.
L'objectif est de faire les choses comme elles doivent être faites.
Cette rigueur sera instituée par l'acquisition de nouvelles habitudes et par l'exemplarité de l'encadrement.
L'animation de l'opération se fait grâce aux réunions d'équipe.
Et des évaluations régulières permettent de « maintenir la pression ».

Pour aller plus loin

Sur ce site :

•  L'origine des 5S

•  La signification des 5S

•  La théorie des 5S :

•  Seiri

•  Seiton

•  Seiso

•  Seiketsu

•  Shitsuke

•  Ce qu'apportent les 5S

•  Comment j'ai découvert et mis en place les 5S

 

Livres :

•  « Les 5S » de Takashi Osada chez Dunod

•  « Guide pratique des 5S pour les managers et encadrants » de C. Ohmann aux Editions d'organisation

 

Sites internet :

•  HC online

•  5S.Al-consulting.com

•  APAVE

•  Wikipedia - 5S

•  Dossier IDECQ : Les 5S, présentation de l'outil et méthodologie de mise en place

•  Vital Enterprises ( Site en anglais)

 

 

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