5S: Seiri

L' objectif de cette première étape est de distinguer ce qui est nécessaire de ce qui est inutile afin de supprimer ce qui ne sert à rien et diminuer la quantité de ce qui est utile (T. Osada) .

Pourquoi débarrasser ?

« Ça peut toujours servir !» « Où ai-je bien pu ranger cette pièce (cet objet, cet outil.)? » Combien de fois n'avons-nous pas entendu ces phrases aussi bien chez soi que dans notre vie professionnelle.

Prenons l'exemple du particulier qui bricole. Il veut tout conserver « au cas où... » Et au moment d'utiliser le bien précieusement mis de côté, il ne sait plus où il l'a « rangé ». S'il se souvient même d'avoir un jour mis de côté l'objet qu'il doit maintenant utiliser.
Résultat : les greniers, caves et garages sont encombrés d'objets aussi variés que non identifiés. Nous mettons des heures à retrouver la moindre chose. Et la plupart du temps, cela se termine par une visite au magasin de bricolage le plus proche pour acheter ce qu'il nous faut.

Il en est de même pour les « papiers ». Si nous faisions le bilan des publicités, catalogues que nous conservons alors qu'ils sont périmés, nous serions effarés. Mais, là, il ne s'agit pas d'une volonté de conserver « au cas où. », mais de la négligence à jeter.

Il se passe exactement la même chose dans la vie professionnelle. Nous sommes très peu différents au travail et à la maison. Les personnels d'entretien sont les spécialistes de la conservation des pièces usées ou qui ne servent plus. au cas où... Ou alors, ils laissent les pièces changées sur place et elles y restent, car la fabrication ne veut pas nettoyer la m. de l'entretien. Quant à la fabrication, elle conserve sur ses postes les outils, matières qui seront peut être utilisés dans un an. ou plus jamais. Et si on visite les magasins, on y découvre les restes de pièces pour des séries qui ne se font plus.
Les personnels administratifs ne sont pas en reste et malgré l'informatique qui aurait du supprimer les papiers, les bureaux sont encombrés de toutes sortes de documents périmés. Quant aux disques durs, ils sont de plus en plus gros et n'arrivent toujours pas à tout stocker.

• Comment accumulons-nous autant d'inutilités ?

Chez soi ou au travail, nous accumulons des choses inutiles de 2 manières différentes :

• Volontairement suivant le principe du « cela peut toujours servir ». Les bricoleurs et les personnes des services entretien en sont les spécialistes. Le problème est qu'en général au moment de se servir du bien précieusement mis de côté, personne ne se souvient où il a été « rangé ».

• Involontairement en laissant les choses à leur place et en négligeant, soit de les remettre en place, soit de les jeter si elles sont inutiles.

• Ce que le fait de ne garder que le nécessaire apporte

• Gain de place (il n'est pas étonnant que les « 5S » aient été surtout appliqués au Japon).

• Préparation du rangement et du nettoyage : il y a moins à ranger et à nettoyer.

• Suppression de dépenses inutiles : pièces moins nombreuses et entretien réservé à ce qui est utile.

• Diminution des risques sécurité et qualité par le fait d'avoir des ateliers non encombrés.

Comment débarrasser ?

T. Osada explique que jeter est un art.
Je cite (Les 5S - page 48) : « Yuji Aida, professeur à l'université de Kyoto s'organise selon ce qu'il appelle la méthode Aida. Il estime que garder indifféremment les objets et les informations prend de la place et cause un surcroît de travail, de sorte qu'il faut absolument se débarrasser de ce dont on n'a pas besoin.
Lorsqu'il se rend chaque jour à l'université, il prend le courrier dans son casier et y jette un coup d'oil dans les escaliers et les couloirs qui le mènent à son bureau. Tout en marchant, il trie les lettres qu'il veut garder et celles qui n'ont pas été retenues lors de ce premier tri vont directement au panier placé à côté de la porte d'entrée. Il constate souvent qu'il n'a plus rien en main lorsqu'il s'assoit enfin à son bureau.
L'organisation est l'art de savoir jeter. »

Il ne faut rien exagérer. Et s'il n'est pas toujours facile de savoir ce qu'il faut conserver, quelques principes simples bien appliqués permettent de ne pas trop se tromper.

• Principes

La détermination de ce qui est nécessaire sur un poste ou dans un atelier se fait selon la fréquence d'utilisation : de quoi ai-je besoin sur tel poste ou à tel endroit et à tel moment. Tout le reste est inutile.
Par exemple, sur mon bureau, je n'ai que le dossier que je traite en ce moment, ainsi que mon crayon, mon organiser, mon téléphone et mon micro ordinateur qui me servent en permanence. Sur chaque poste de travail il devrait en être ainsi.
Voici les quelques principes simples à appliquer pour désencombrer les ateliers, les bureaux et les postes de travail :

• Ce qui est utilisé quelques fois par an : à stocker dans un magasin ou une réserve loin des ateliers et ne pas oublier de remettre en place après utilisation. Exemple : matériel et outillage utilisé pour une maintenance annuelle.

• Ce qui est utilisé quelques fois par mois : à stocker dans l'atelier mais loin du poste de travail. Exemple : outillages pour des fabrications peu courantes.

• Ce qui est utilisé quelques fois par semaine : près du poste de travail. Exemple : outillage utilisé couramment.

• Ce qui est utilisé plusieurs fois par jour : sur la personne ou à portée de main sur le poste de travail. Exemple : crayon, carnet, clés.

Il s'agit donc de rapprocher ou d'éloigner les objets en fonction de la fréquence d'utilisation.

Ces principes sont à appliquer avec discernement et non de manière absolue.

• Certaines machines stratégiques ne peuvent supporter qu'un temps d'arrêt très court. Il faut donc que les pièces de rechange lourdes soient stockées près de la machine, prêtes à être mises en place. Par exemple dans le cas où l'arrêt d'un gros ventilateur causerait un dommage important au produit, le moteur pesant plus de cent kilos devra être stocké près de ce ventilateur pour être changé très rapidement.

Vous veillerez également à diminuer le nombre d'objets sur les postes de travail : en fonction du volume, il est nécessaire d'avoir les pièces pour produire pendant une heure ou une journée. Vous appliquerez ce principe avec discernement, car il n'est pas utile de multiplier les opérations d'approvisionnement et d'augmenter les coûts logistiques de manière inconsidérée.

La nature ayant horreur du vide, il vous faudra aussi diminuer le nombre d'armoires et d'étagères pour éviter que rapidement les objets non indispensables reviennent encombrer ces armoires et étagères. Plus il y a de place, plus on a tendance à s'étendre et à ne pas jeter ce qui n'est pas utile.

• Décider

Une fois que vous avez bien compris les principes du débarras, il vous faut décider de jeter ce qui est inutile. Vous devrez être très strict et tenace, car il y aura vraisemblablement de la résistance. Le responsable entretien vous expliquera qu'il a besoin de garder telle ou telle pièce « au cas où », alors qu'il a lui-même reconnu qu'elle ne servait plus. Le responsable de production vous dira qu'il est nécessaire de conserver sur les postes quelques pièces de chaque modèle « au cas où » il en manquerait pour finir une série. Et votre comptable voudra absolument conserver toutes les archives vieilles de plus de 15 ans « au cas où » il y ait un contrôle.

Vous commencerez par identifier les différents objets, outils, etc, présents sur un poste ou dans un lieu et vous les classerez par ordre d'importance.
Puis vous vérifierez l'utilité de leur présence et leur fréquence d'utilisation.
Et enfin, vous déciderez soit :

Lorsque j'ai mené ces opérations de débarras, je n'ai eu à regretter qu'une seule fois d'avoir jeté un objet dont nous avons eu besoin quelques temps plus tard. Nous avions pourtant jeté plusieurs bennes d'« inutiles ».

• Zone d'attente de décision

Il y aura des cas où il n'est pas facile de déterminer la fréquence d'utilisation, ni si un objet est utile ou non.
Vous prévoirez un lieu où mettre ces objets s'ils ne sont pas trop gros et lourds à manipuler.
S'il n'est pas possible de mettre certains objets « douteux » dans le lieu prévu à cause de leur taille ou parce qu'ils sont fixés au sol ou au mur, il faut les identifier de manière particulière.
Une décision devra être prise dans les 15 jours suivant l'identification de l'objet.
Il faudra être très vigilant à l'application de ces décisions, car les conservateurs feront tout pour garder le moindre bout de ferraille.

• La méthode des étiquettes

Certains consultants préconisent de placer des étiquettes rouges (pour les objets à jeter) ou jaune (pour les objets en attente de décision).
Il faut indiquer sur l'étiquette le motif, la date.
Parmi ces consultants, certains préconisent de tenir également une liste des objets en attente de décision sur laquelle il faut reporter le nom de l'objet, la date d'identification, le motif et enfin la décision. Il faudra ensuite s'assurer de l'application de la décision pour supprimer la ligne du document de suivi.
J'ai essayé cette méthode, mais sans grand succès. Si cela correspond à votre culture, vous pouvez essayer. Sinon, il est aussi rapide de jeter les objets inutiles et de placer les « douteux » dans la zone d'attente de décision. Et dès qu'une décision est prise, il est préférable de la mettre immédiatement en application.
Par expérience, les opérateurs n'aiment pas écrire et encore moins faire de l'« administratif ». S'ils jugent qu'une opération n'apportera rien, ils ne la mettront pas en application. Ils préfèrent agir qu'écrire.
Il est vrai que des étiquettes de couleur sont très « visuelles ». Mais il est encore plus vrai que le débarras immédiat des objets inutiles est encore plus « visuel ».

C. Hohmann préconise d'utiliser des « étiquettes de mesure de fréquence d'utilisation » (pp 268-270). L'intérêt est de relever facilement la fréquence réelle d'utilisation quand cette fréquence est inconnue ou difficile à évaluer. Le principe est simple : au recto de l'étiquette, il y a les références de l'objet. Au verso, une grille permet de cocher une case à chaque utilisation. Pour plus de précisions, vous pouvez consulter l'ouvrage de C. Hohmann ou vous rendre sur son site (http://chohmann.free.fr/5S/trier.htm) .
Je n'ai pas expérimenté cette méthode, mais je la trouve intéressante et simple à utiliser.

• Journée « Grand débarras »

Pour mener à bien cette étape, il est préférable de commencer par une journée « Grand débarras » qui permet de porter un grand coup et de changer rapidement l'aspect d'un atelier.
Pour plus de détails sur cette journée, consultez l'article « Comment mettre en place les 5S » .

Les objets à surveiller

• Les matières premières, en-cours et produits finis

• Les pièces de rechange

Chacun en conserve « au cas où ». Vous en trouverez dans les magasins, les armoires, les caisses à outil, sur les étagères, etc.

Cas classique : la fabrication a son propre stock en plus de celui du service entretien, car le magasin n'est ouvert qu'en journée, alors que la fabrication travaille en 2 ou 3 postes.

• Les machines

Dans vos ateliers, il y a certainement encore des machines en état de marche qui n'ont plus produit depuis des années, car elles sont devenues obsolètes, le mode de fabrication ou le produit ayant changé.
Dans les bureaux, on a conservé les vieilles machines à écrire malgré l'informatique.

• Les supports, portants, caisses, chariots, etc.

Pour transporter et manutentionner les différentes pièces entre les postes, vous disposez de nombreuses caisses, supports, chariots, etc. Certains de ces éléments sont pleins, mais vous en avez beaucoup qui sont vides. Et ceux qui servaient pour les pièces des séries précédentes rouillent dans la cour de l'usine.

• Les outils et outillages

Chaque opération nécessite l'utilisation d'outils et d'outillages. Ces objets restent souvent sur le poste après avoir été utilisés alors qu'ils ne servent plus.

• Les objets cassés

Quand un objet est cassé, on le garde en attendant de le réparer. jusqu'à ce qu'on s'aperçoive qu'il ne sert plus.

• Les machines en panne

Comme pour les objets cassés, on a tendance à mettre les machines en panne dans un coin et à ne plus s'en occuper jusqu'à ce qu'on en ait un besoin urgent. En attendant, elles prennent de la place et la poussière.

• Etagères

Les étagères sont des endroits rêvés pour y poser des objets inutiles : outils, pièces cassées, etc. Par expérience la moitié des objets stockés sur les étagères et 100% de ceux qui sont derrière (allez voir.) sont inutiles.

Par contre, l'intérêt des étagères est qu'on voit en permanence ce qu'il y a dessus.

• Armoires

Pour stocker des choses inutiles, c'est encore mieux que les étagères, car les portes sont fermées et on ne voit pas ce qu'il y a à l'intérieur. A surveiller donc de très près et à ouvrir régulièrement.
Le dessus des armoires est également propice au stockage sauvage. De même, l'arrière des armoires.
Les armoires sont à réserver aux objets qui nécessitent d'être enfermés.

• Sols

C'est directement sur le sol que se trouvent le plus d'objets inutiles, car c'est plus facile de les poser et de les abandonner...

• Long des murs et pieds de piliers

Le long des murs et les pieds de pilier sont des endroits privilégiés pour poser et « oublier » des objets inutiles. Contrairement aux endroits sombres et isolés, on passe tous les jours devant mais on ne les voit plus.

• Murs

Comme pour les sols, un objet fixé au mur devenu inutile restera en place, car on n'a jamais le temps de le démonter. Il en est de même des anciens câbles électriques alimentant des machines disparues. Et parfois, ils sont encore sous tension.
Je me souviens d'un vieux tuyau rouillé d'un diamètre d'environ 50 mm le long d'un bâtiment que nous devions abattre. Au moment où la pelleteuse a donné un coup, c'est le gaz sous pression qui est sorti de ce vieux tuyau. Résultat : évacuation de l'usine, appel des pompiers, coupure générale de l'alimentation en gaz de l'ensemble de l'usine, intervention de GdF en urgence pour « colmater » la fuite. Heureusement, il n'y a pas eu de victimes et les pertes de production ont été légères. Mais personne ne savait que ce tuyau était encore sous pression.

• Dessous d'escaliers, recoins et fosses

Comme pour les armoires, on ne voit pas ce qu'il y a sous les escaliers ni dans les recoins et les fosses. C'est donc propice au stockage d'objets inutiles.

• Magasins de pièces détachées

Les magasins de pièces détachées renferment des trésors pour dépanner des machines qui n'existent plus.
Il y aura fort à faire pour supprimer ce qui ne sert plus.

• Ferriers

Un « ferrier » est l'endroit ou le service entretien stocke ses tôles, tubes métalliques, mais également il y cache de nombreux « restes » qui « pourraient servir »...

• Dessus d'établis et de bureau

On y trouve tout ce qui n'a pas été jeté parce qu'« on verra plus tard. » et dont on ne s'occupe jamais.

• Tiroirs

Ils sont fermés et comme pour les armoires, on y met beaucoup de choses qui ne servent jamais. Vérifiez dans l'un de vos tiroirs.

Lors d'un audit dans un service entretien, j'ai retrouvé au fond d'un tiroir des élingues usées et détériorées qui auraient dues être jetées depuis longtemps. Elle étaient « rangées » pour le « cas où ». et il y aurait eu certainement un accident.

• Ordinateurs

Les disques durs sont de plus en plus gros et vous y stockez des tonnes de documents que vous n'irez jamais voir et que vous ne saurez plus retrouver...

• Lieux isolés

Les lieux dans lesquels on passe rarement permettent de stocker beaucoup de choses qui ne servent et ne serviront pas : on les a oubliées.

• Les salles de réunion

Ces salles n'appartiennent à personne et il est fréquent d'y laisser ce qui a servi lors de la dernière réunion.

Elles servent également souvent de stockage sauvage d'objets dont on ne sait quoi faire.

• Archives

Si vous allez faire un tour dans vos archives, vous découvrirez que les rayonnages sont pleins, qu'il n'y a jamais eu de tri entre ce qui devait être conservé et ce qui devait être jeté. Et de toutes manières, personne ne sait combien de temps il faut conserver tel ou tel type de document. Alors, on garde tout et on va bientôt vous demander d'agrandir le local ou de trouver une autre place.

• Panneaux d'affichage

Sur les panneaux d'affichage, vous trouverez également des notes datant de plusieurs années et qui sont périmées depuis longtemps.

• Abords

Ce qui prend trop de place à l'intérieur de l'atelier se retrouve fréquemment à l'extérieur. Mais ça ne gêne personne, alors on laisse rouiller.

Ce qu'il faut retenir

Le débarras consiste à distinguer ce qui est nécessaire de ce qui est inutile sur un poste de travail ou dans un atelier.
Certains objets méritent votre attention. De même certains lieux demandent qu'on les regarde de près.
Quand vous aurez l'habitude de voir vos ateliers et vos postes de travail (y compris le vôtre) avec l'oeil « 5S », votre vie commencera à changer.
Ce premier pas n'est pas le plus difficile et c'est celui qui est visuellement le plus impressionnant. Il n'est pas non plus le plus onéreux. Il y a quelques principes à bien comprendre. Il ne faut pas se précipiter sous peine de créer un feu d'artifice sans lendemain. Ensuite il vous faudra de la persévérance et de la fermeté pour appliquer. Mais rapidement, vous recueillerez de manière impressionnante les fruits de cette action.

Pour aller plus loin

Sur ce site :

• L'origine des 5S